I preparativi probabilmente costituiscono la parte pi๠importante perchè da questi dipenderà la produttività del viaggio stesso.
Pianifica con attenzione l’itinerario secondo le tue necessità e porta con te tutti i documenti utili, di cui sicuramente non puoi fare a meno.
Cerca di essere essenziale: porta solo ciಠche ritieni necessario e non appesantire inutilmente la tua valigia.
Se viaggi in aereo, prenota con un discreto anticipo il tuo posto (non vorrai restare a terra per una ragione simile!). Dai ai tuoi collaboratori il programma giornaliero che ti appresti a seguire e un recapito, cosicchè sapranno come e dove contattarti in caso di bisogno durante la tua assenza.
Un viaggio di lavoro ti vede impegnato su due fronti: affrontare appuntamenti importanti e, nel contempo, tenere sotto controllo il lavoro d’ufficio. Usa un computer portatile per prendere appunti, o per preparare documenti che ti serviranno e assicurati che vi sia una copia dei file di cui potresti avere bisogno; con un modem e un telefono cellulare, il computer ti permette di restare in contatto con l’ufficio e gestire la tua posta elettronica.
Aggiorna i colleghi in ufficio sugli sviluppi del tuo lavoro e mantieniti in contatto per apprendere eventuali novità .
Una volta arrivati sul posto, diventa importante curare alcuni particolari.
Utilizza gli spostamenti o le attese per aggiornare i tuoi appunti o per rivedere i tuoi progetti; i frequenti impegni non consentono di tenere in ordine le annotazioni raccolte.
Usa i momenti di pausa per preparare gli incontri che devi sostenere. Evita di spostarti durante le ore di punta: rischi di restare imbottigliato nel traffico.
Programma i pranzi di lavoro durante gli incontri: sprecherai meno tempo e creerai un’atmosfera meno formale per gestire i tuoi affari.