Organizzare i documenti con MY-ARCHIVE

di Daniele Pace Commenta

Gestire ed organizzare l’immane mole di documenti che nella vita dobbiamo archiviare è un lavoro sicuramente difficile che richiede metodo, pazienza e attenzione. Questo vale già semplicemente per tutte le incombenze all’interno di una casa, dalle bollette alle fatture, dai contratti alle multe: tutti noi ci siamo ritrovati più volte nella seccante situazione di dover ricercare un vecchio documento e di non ricordare in alcun modo dove possa essere. Ancor più intricata è la situazione quando di tratta di un ufficio, dove i documenti inviati e ricevuti per lavoro si moltiplicano, ed è ancora più arduo il compito di organizzare il nostro archivio.

Organizzare i documenti

Imparare ad avere una gestione ordinata dei documenti che ogni giorno circolano in casa o in un ufficio è fondamentale e certamente tutt’altro che banale. Che si tratti di documenti amministrativi, fatture, contratti, multe o bollette, ogni documento tiene traccia ufficiale della storia di un’azienda e della nostra vita in quanto cittadini, lavoratori e persone fisiche. Senza quelli, non potremmo dimostrare o ricordare tutto ciò che è passato nella nostra vita o nella nostra azienda. Va da sé che è fondamentale non solo conservarli al meglio, ma anche sapere come organizzare un archivio documenti in modo tale da poter recuperare sempre e in modo veloce quel che ci occorre. Archiviare non significa solo accumulare e conservare ma anche, anzi soprattutto, ordinare, gestire, organizzare.  Sapere sempre dove trovare in modo rapido un qualsiasi documento è una impagabile fonte di risparmio di tempo e di energie, oltre che la soluzione ad alcune problematiche che, senza quei documenti, non riusciremmo ad affrontare e superare.

Digitalizzazione e dematerializzazione

Il processo di digitalizzazione e dematerializzazione, tuttora in atto, sta facilitando il compito agli addetti ai lavori, rendendo l’archiviazione documentale più sostenibile (dal punto di vista economico ed ambientale) e più sicura per la protezione dei dati. Firma digitale e marcatura temporale stanno consentendo, infatti, di conservare anche solo la copia digitale di pratiche e atti ufficiali, sia nel pubblico che nel privato. Ciò nonostante, negli uffici e ancora di più nelle case, siamo ancora lontani dalla completa sparizione della carta, dei raccoglitori e dei faldoni e dall’utilizzo esclusivo dei formati digitali. Non tutti possono disporre agevolmente dei dispositivi di autenticazione delle copie informatiche e devono conservare comunque la versione cartacea con firma in originale. Insomma, l’esigenza di regole precise e di strumenti sempre più efficaci per l’archiviazione che ci aiutino a non perderci in un mare di carte e documenti è ancora un bisogno in cerca di risposte affidabili: è necessario conoscere i principali sistemi e le migliori tecniche di archiviazione e imparare buone pratiche per risparmiare spazio, tempo e sicuramente anche stress.

La soluzione è MY-ARCHIVE

Digitale e cartaceo al giorno d’oggi coesistono e sono in molti casi complementari, tuttavia il futuro, anche quello molto prossimo, non possiamo non immaginarlo sempre meno cartaceo: l’obiettivo è quello della totale dematerializzazione, e di certo il punto di arrivo non è poi così lontano. Per questo, per migliorare la nostra organizzazione ed essere preparati alla gestione esclusivamente digitale dei nostri documenti è fondamentale trovare la soluzione ottimale: organizza i documenti con MY-ARCHIVE, un modulo semplice, veloce ed efficace che permette la gestione documentale di tutti i documenti aziendali.

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