Come scegliere un programma per la fatturazione elettronica

di La Redazione Commenta

Ormai da diversi mesi l’utilizzo della fatturazione elettronica è divenuto obbligatorio praticamente per qualsiasi tipo di attività, dalla pubblica amministrazione, passando per le aziende fino ad arrivare ai privati cittadini. Questo è vero per una buona parte delle aziende italiane, mentre per alcune categorie si tratta di una scelta non obbligata, ma che può essere comunque effettuata. Per poter gestire al meglio questo tipo di documenti è importante avere a disposizione un apposito programma per la fatturazione elettronica, che renda più semplice la gestione quotidiana della contabilità.

 

Come si compilano le fatture elettroniche

La questione è proprio questa, la compilazione delle fatture elettroniche può essere fatta con strumenti gratuiti i quali però spesso presentano numerose problematiche. Per questo è importante sfruttare un programma per la fatturazione elettronica acquisito direttamente dall’azienda, in modo da poterlo utilizzare senza alcun tipo di limitazione, che riguarda sia il numero delle fatture emettibili quotidianamente, sia le tempistiche per l’invio e la gestione. Tale tipologia di programma consente non solo la compilazione delle fatture, nel formato che per legge deve essere .xml, ma anche l’invio programmato delle stesse al Sistema di Interscambio, così come la conservazione e la consultazione periodica.

Inviare le fatture ai clienti

I programmi che svolgono questo tipo di attività consentono di inviare le fatture elettroniche al sistema di interscambio. Il professionista, o l’azienda, dovranno poi verificare se la fattura sia stata inviata correttamente anche al cliente. Nel caso delle aziende, la problematica praticamente non si pone: è lo stesso sistema di interscambio che invia all’azienda, o al professionista in possesso di Partita IVA, tutta la documentazione. Quando invece si ha a che fare con un cliente privato, che quindi non possiede una partita IVA, sarà necessario scaricare una copia della fattura, in formato .pdf o simile, e inviarla al cliente finale. Questo è un obbligo di legge, di cui molte aziende non sono a conoscenza. I software per la gestione della fatturazione elettronica tengono conto anche di queste situazioni, ricordando al professionista di inviare la fattura al cliente tramite un sistema diverso rispetto all’SI.

I migliori programmi oggi disponibili

Le caratteristiche che un buon programma per fatturazione elettronica deve avere sono molteplici, alcune delle quali dipendono dall’azienda che ne fa uso, visto che sono molto varie le realtà oggi esistenti in Italia. Le società che producono questo tipo di software offrono programmi per qualsiasi soluzione, con costi e servizi offerti molto vari. Ci sono programmi che permettono di gestire la procedura di compilazione, ma anche l’archiviazione e la gestione successiva delle fatture. Alcuni consentono anche di accedere al proprio interfaccia direttamente su cloud, cosa che permette in pratica di compilare e inviare una fattura senza essere fisicamente alla scrivania in ufficio. Per alcuni software è sufficiente avere a disposizione uno smartphone per svolgere tutte le attività connesse alla fatturazione elettronica. In un mondo del lavoro in cui sono sempre di più coloro che svolgono attività atipiche, che si effettuano al di fuori di strutture rigide e prefigurate, avere questo tipo di possibilità può essere per alcuni fondamentale.

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