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Regole per un’ordinata contabilità 

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Il Codice Civile impone a tutte le imprese commerciali non di piccole dimensioni di tenere alcuni libri contabili (libro giornale, libro inventari, altri eventuali registri richiesti dalle dimensioni e dall’attività  svolta) e di seguire precise regole perchè la contabilità  sia ordinata.

Il rispetto di tali regole èfondamentale per ottenere gli effetti positivi previsti dalle leggi civilistiche: per esempio, si possono utilizzare le scritture contabili come prova a proprio favore in tribunale, purchè siano ordinate.

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Contabilità  nera: significato e casistiche (II)

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Sebbene la mancata emissione di fatture, ricevute fiscali o scontrini sia certo la fattispecie pi๠frequente, le operazioni alla base di una contabilità  nera possono essere di vario altro genere.

Tipico, ad esempio, èfatturare per un importo inferiore, magari promettendo un piccolo sconto al cliente, oppure chiedere a terzi di emettere fatture per operazioni inesistenti (per gonfiare i costi).

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Contabilità  nera: significato e casistiche (I)

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L’espressione “contabilità  nera”, o “parallela”, viene indicata quando un imprenditore tiene memoria di operazioni che non vengono fatte apparire nei registri contabili ufficiali dell’azienda.

Il fenomeno èdiffuso tanto fra le imprese di dimensioni minime quanto nelle società  multinazionali, e puಠessere attuata sia utilizzando software appositi che tramite i tradizionalissimi appunti manuali, magari celati nel cassetto di casa.

Ma la cronaca giudiziaria narra anche di amici compiacenti coinvolti nel ruolo di depositari, o addirittura di posticce pareti in cartongesso dietro cui nascondere gli scheletri pi๠imbarazzanti.

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Digitalizzare i libri sociali e registri contabili in maniera sicura e trasparente

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Per soddisfare le esigenze di sicurezza e trasparenza, l’imprenditore che intende digitalizzare i suoi libri sociali e registri contabili deve garantire anche altre caratteristiche tecniche oltre a quelle già  descritte.

Per esempio, occorre che lo stesso assicuri in ogni momento la visualizzazione a video ed eventualmente la stampa di qualsiasi documento su richiesta delle autorità , predisponendo propri mezzi utili allo scopo, dal computer alla stampante.

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Processo di conservazione digitale dei documenti contabili

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In tema di conservazione digitale delle scritture contabili, il legislatore ha due preoccupazioni principali: che siano garantite sia l’immodificabilità  che l’origine dei files.

In questo senso, èrichiesto innanzitutto che il formato elettronico assunto dai documenti sia del tutto statico, senza alcuna possibilità  da parte di terzi di intervenire per modificare, correggere o cancellare i dati registrati.

In questa ottica, èrichiesto che i documenti non contengano alcun codice eseguibile o macroistruzioni in grado di consentire una modifica degli stessi.

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Stampare i libri contabili o mantenerli su pc o cd: articolo 2215-bis del Codice Civile

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Per la tenuta delle scritture contabili obbligatorie esistono oggi tre strade: la redazione a mano, quella che avviene provvisoriamente tramite strumenti informatici in attesa della stampa e quella mediante i medesimi strumenti ma che, secondo le nuovissime disposizioni, sono destinati a non trovare mai la via della stampante.

La prima ipotesi èormai marginale, riservata solo ai soggetti di piccolissime dimensioni, anche se nulla in realtà  vieterebbe anche ad una multinazionale di compilare manualmente i propri registri.

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Digitalizzazione dei libri sociali e scritture contabili

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La recente legge 2/2009 ha fissato un nuovo tassello nel complesso cammino verso la completa informatizzazione dei documenti dell’impresa.

Questa legge, infatti, ha istituito un nuovo articolo all’interno del Codice Civile, il n. 2215-bis, che stabilisce a chiare lettere che “i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta èobbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici”.

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