Verbalizzazione dell’approvazione del bilancio

Tutte le sedute dell’assemblea di una società  di capitali devono essere verbalizzate, e la delibera di approvazione del bilancio d’esercizio non fa certo eccezione.
Il codice civile, in realtà , detta alcune regole parzialmente differenti per le S.p.A. (e, conseguentemente, per le S.A.p.A.) e per le Srl.

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Digitalizzare i libri sociali e registri contabili in maniera sicura e trasparente

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Per soddisfare le esigenze di sicurezza e trasparenza, l’imprenditore che intende digitalizzare i suoi libri sociali e registri contabili deve garantire anche altre caratteristiche tecniche oltre a quelle già  descritte.

Per esempio, occorre che lo stesso assicuri in ogni momento la visualizzazione a video ed eventualmente la stampa di qualsiasi documento su richiesta delle autorità , predisponendo propri mezzi utili allo scopo, dal computer alla stampante.

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Processo di conservazione digitale dei documenti contabili

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In tema di conservazione digitale delle scritture contabili, il legislatore ha due preoccupazioni principali: che siano garantite sia l’immodificabilità  che l’origine dei files.

In questo senso, èrichiesto innanzitutto che il formato elettronico assunto dai documenti sia del tutto statico, senza alcuna possibilità  da parte di terzi di intervenire per modificare, correggere o cancellare i dati registrati.

In questa ottica, èrichiesto che i documenti non contengano alcun codice eseguibile o macroistruzioni in grado di consentire una modifica degli stessi.

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Stampare i libri contabili o mantenerli su pc o cd: articolo 2215-bis del Codice Civile

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Per la tenuta delle scritture contabili obbligatorie esistono oggi tre strade: la redazione a mano, quella che avviene provvisoriamente tramite strumenti informatici in attesa della stampa e quella mediante i medesimi strumenti ma che, secondo le nuovissime disposizioni, sono destinati a non trovare mai la via della stampante.

La prima ipotesi èormai marginale, riservata solo ai soggetti di piccolissime dimensioni, anche se nulla in realtà  vieterebbe anche ad una multinazionale di compilare manualmente i propri registri.

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Digitalizzazione dei libri sociali e scritture contabili

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La recente legge 2/2009 ha fissato un nuovo tassello nel complesso cammino verso la completa informatizzazione dei documenti dell’impresa.

Questa legge, infatti, ha istituito un nuovo articolo all’interno del Codice Civile, il n. 2215-bis, che stabilisce a chiare lettere che “i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta èobbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici”.

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Tassa sui libri sociali

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Tutte le società  di capitali sono tenute a versare una tassa annuale per la bollatura e la vidimazione dei libri sociali. Per le SpA, essi sono elencati dall’art. 2421 del codice civile: per esempio il libro soci o il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio d’amministrazione.

Al contrario di quanto avveniva un tempo, per cui era previsto un calcolo dettagliato, questa tassa èoggi calcolata in maniera forfettaria: tutte le società , cioà¨, pagano una cifra fissa, indipendentemente dal numero dei libri interessati e dalle pagine redatte in ciascuno di essi.

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