Per questo motivo ènecessario saper scrivere un’email formale, in altre parole occorre evitare errori grossolani e seguire delle semplicissime regole.
Iniziamo dall’oggetto del messaggio che deve essere breve ma al tempo stesso far capire con precisione il motivo per il quale èstato inviata l’email. In genere si consiglia di non scrivere pi๠di sette lettere e di non essere vaghi. Ad esempio non scrivere “bozza” ma “bozza progetto di bilancio 2010”.
Il messaggio, inoltre, non deve iniziare in maniera brusca, se si tratta di un messaggio formale bisogna iniziare con “Gentile nome e cognome”, precedendo il nome e cognome con la qualifica, ad esempio ingegnere, dottoressa, ecc. Trattandosi pur sempre di un’email, anche se formale, bisogna evitare di scrivere lei, la, le con la lettera maiuscola in corso di frase.
Una delle regole del web e che vale soprattutto per le e-mail èquella della piramide invertita, ossia bisogna andare subito al dunque e spiegare il motivo del messaggio, evitando preamboli inutili. Il corpo del testo, inoltre, deve risultare omogeneo, per cui bisogna utilizzare un unico carattere, un unico colore e non scrivere assolutamente in stampatello, al massimo se si vuol sottolineare qualcosa basta utilizzare il grassetto.
E’ consigliabile inviare una singola e-mail per ogni argomento, tuttavia nel caso in cui si decide di includere pi๠informazioni èbene “staccare” i vari paragrafi per non rendere “pesante” il messaggio. Da evitare assolutamente acronimi o abbreviazioni.
La frase conclusiva deve essere in linea con il tono dell’email, per non sbagliare basta scrivere “grazie” oppure “la ringrazio”. Infine, nome e cognome, oppure la classica firma digitale.