Processo di conservazione digitale dei documenti contabili

di Giuseppe Aymerich Commenta

In tema di conservazione digitale delle scritture contabili, il legislatore ha due preoccupazioni principali: che siano garantite sia l’immodificabilità che l’origine dei files..

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In tema di conservazione digitale delle scritture contabili, il legislatore ha due preoccupazioni principali: che siano garantite sia l’immodificabilità che l’origine dei files.

In questo senso, è richiesto innanzitutto che il formato elettronico assunto dai documenti sia del tutto statico, senza alcuna possibilità da parte di terzi di intervenire per modificare, correggere o cancellare i dati registrati.

In questa ottica, è richiesto che i documenti non contengano alcun codice eseguibile o macroistruzioni in grado di consentire una modifica degli stessi.


In secondo luogo, è richiesto che il processo di conservazione dei documenti sia concluso periodicamente con una sorta di sigillo, dato dalla firma digitale e dalla marca temporale. La prima consente di attribuire in maniera univoca il processo di registrazione al titolare dell’impresa individuale o al responsabile legale della società, a seconda dei casi; la seconda consente di datare con assoluta certezza il momento in cui l’operazione è compiuta.

Le indicazioni fornite dalla CNIPA stabiliscono che la chiusura dei supporti con firma digitale e marca temporale deve avvenire ogni trimestre: quest’arco temporale non è però da intendersi necessariamente in maniera rigida (gennaio-marzo, aprile-giugno e così via).

Se infatti spostiamo l’attenzione ad un libro sociale, come potrebbe essere il libro delle adunanze e delle deliberazioni del consiglio d’amministrazione, e ipotizziamo che esso sia tenuto informaticamente ai sensi dell’art. 2215-bis, può avvenire che ci sia un lungo periodo di pausa fra una riunione e l’altra.


Se immaginiamo che il primo trimestre cui fanno riferimento le registrazioni va da gennaio a marzo e la successiva riunione avviene solo il 4 giugno, allora il successivo trimestre i cui verbali andranno registrati in uno stesso supporto ottico od elettronico andrà da quella data al 4 settembre.

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