Come filtrare informazioni

di Francesco Di Cataldo Commenta

Accertati se è opportuno che anche altri vengano a conoscenza del loro contenuto e archivia qualsiasi..

Capita spesso di essere sommersi dalle informazioni.

Ma non sempre è possibile passare al vaglio tutto.

E’indispensabile allora assumere una strategia di gestione delle informazioni.

Di seguito qualche consiglio per valutare rapidamente i documenti utili:




– Stabilisci un momento della tua giornata (preferibilmente il mattino) da dedicare alla lettura della corrispondenza.

– Al termine della giornata esamina le comunicazioni giunte nel frattempo sulla tua scrivania.

– Non avere troppa fretta di rispondere! E’ più giudizioso riflettere con pazienza.

– Dai uno sguardo ai quotidiani principali e alle riviste del tuo settore.

– Se non hai abbastanza tempo per tutti i documenti, raccogli quelli non letti in un apposito contenitore.

PROMEMORIA E RAPPORTI INTERNI: circolano all’interno dell’impresa e passano di mano in mano anche diverse volte; devono muoversi rapidamente e con puntualità tra coloro a cui sono rivolti.

FAX E CORRISPONDENZA: in questo caso puoi essere anche il solo a leggere messaggi di questo tipo. Accertati se è opportuno che anche altri vengano a conoscenza del loro contenuto e archivia qualsiasi messaggio si riveli importante per la tua attività.

POSTA ELETTRONICA
: se hai la casella e-mail colma di messaggi, leggi solo quelli che dall’oggetto ti sembrano davvero importanti. Dopo aver letto, salva la lettera se credi sia meglio conservarla.

QUOTIDIANI E RIVISTE
: leggi con attenzione il sommario delle riviste per esaminare con pochi sguardi il contenuto. Passa in rassegna gli articoli più interessanti e, se necessario, fotocopia ed archivia.

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